A Empresa que Tinha 47 Abas no Excel (e Como Finalmente Largou o Vício)

Há uma cena que se repete em quase todas as empresas com mais de três anos de vida.

Está numa reunião de equipa, alguém partilha o ecrã, e aparece uma folha de Excel que parece o mapa do metro de Tóquio. Colunas a amarelo, células a vermelho, abas com nomes como "FINAL_v3", "FINAL_v3_ESTE" e, inevitavelmente, "USAR_ESTE_NAO_O_OUTRO". Toda a gente ri nervosamente. Ninguém toca em nada.

Esta foi exatamente a situação em que a Rita se encontrou.

A História da Rita (e do Monstro de 47 Abas)

A Rita tem uma empresa de eventos em Lisboa. Começou pequena — casamentos, batizados, festas de empresa. Nos primeiros anos, o Excel era perfeito. Simples, barato, funciona em qualquer computador.

Mas a empresa cresceu. Entrou uma assistente, depois um comercial, depois uma gestora de fornecedores. E o Excel cresceu com ela — só que para os lados, não para cima.

Quando me contactou, o ficheiro principal tinha 47 abas. Não é hipérbole. Quarenta. E. Sete.

Havia uma aba para cada mês do ano, uma para cada tipo de evento, uma chamada "Fornecedores Antigos" que ninguém sabia se estava atualizada, e uma chamada simplesmente "MARÇO???" com três pontos de interrogação — motivo desconhecido até hoje.

A Fórmula Que Destruiu Uma Tarde

O ponto de viragem aconteceu numa terça-feira de manhã.

A assistente atualizou o preço de um fornecedor de catering. Uma célula, uma alteração simples. Só que essa célula estava ligada a outras células, que estavam ligadas a outras abas, que alimentavam um resumo que aparecia nos relatórios mensais.

Em cascata, como fichas de dominó a cair, os números de três meses anteriores mudaram sozinhos. Ninguém percebeu durante dois dias. Quando perceberam, ninguém sabia o que estava certo.

A Rita passou aquela tarde a tentar "desfazer" o erro. O Excel não deixou.

"Foi como tentar apanhar água com as mãos. Quanto mais tentava corrigir, mais coisas partia."

A Reunião Onde Ninguém Concordou Com Nada

Convocou-se uma reunião de emergência para perceber qual era a margem real do negócio naquele trimestre.

Eram quatro pessoas na sala. Cada uma tinha aberto uma versão diferente do ficheiro — algumas guardadas localmente no portátil, outras no email, outra numa pasta partilhada. Cada uma apresentou um número diferente para a mesma pergunta: "Quanto ganhámos em julho?"

Quatro pessoas. Quatro números. Nenhum igual.

A reunião durou duas horas e terminou sem conclusão. A Rita ficou com uma dor de cabeça e uma certeza: o problema não era o Excel. Era o que tinham feito com ele.

O Excel é uma ferramenta fantástica para o que foi desenhado: análises pontuais, listas, cálculos simples. Não foi feito para ser a espinha dorsal operacional de uma empresa em crescimento. É como usar um martelo para aparafusar — tecnicamente funciona, mas a parede vai ficando cada vez mais danificada.

O Que Mudou (e Por Que Foi Mais Simples Do Que Parecia)

Quando comecei a trabalhar com a Rita, a primeira coisa que fiz foi ouvir. Não falar de tecnologia — ouvir o que ela precisava de saber para gerir o negócio.

Queria saber a margem por tipo de evento. Queria ver se havia meses com mais cancelamentos. Queria comparar o desempenho de fornecedores ao longo do tempo. Coisas simples, mas que o Excel tornava impossíveis de ver de forma clara.

A solução foi um dashboard — pense nisso como um painel de controlo personalizado, como o quadro de instrumentos de um carro, mas para os dados do negócio dela. Ligámos as fontes de dados que já existiam (sim, incluindo os ficheiros Excel), criámos uma forma estruturada de os guardar, e construímos uma vista visual que respondia às perguntas dela em segundos.

Sem abas. Sem fórmulas que partem tudo. Sem reuniões onde ninguém concorda com os números.

Na primeira semana, a Rita percebeu que um tipo de evento específico — fotocalls para empresas — tinha uma margem quase o dobro dos casamentos, mas representava apenas 10% do seu portfólio. Era uma informação que existia nos dados há dois anos. Estava escondida algures entre as 47 abas.

O Que Isto Tem a Ver Consigo

Se leu até aqui e pensou "mas o nosso Excel não está assim tão mau"... talvez não esteja. Mas faça esta pergunta à sua equipa: se eu precisasse de saber a margem real do mês passado agora, em dois minutos, conseguiam dar-me uma resposta em que todos concordassem?

Se a resposta hesitou, já tem a sua resposta.

O problema com os dados desorganizados não é técnico — é que roubam tempo, geram desconfiança interna, e fazem com que decisões importantes sejam tomadas com base em sentimentos em vez de factos.

A boa notícia é que a solução raramente exige partir tudo do zero. Na maioria dos casos, os dados já existem. Só precisam de ser organizados e apresentados de forma que faça sentido para quem tem de tomar decisões.

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